Asiakirjajulkisuuskuvaus ja tietosuoja

Sivun sisältö:

• Asiakirjajulkisuuskuvaus
• Luhangan kunnan tietovarannot
• Tietopalvelu ja tietopyynnöt
• Henkilötietojen tarkastuspyyntö
• Henkilötietojen korjauspyyntö
• Luhangan kunnan tietoturvaperiaatteet
• Tiedonhallinnan ohje

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Luhangan kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Luhangan kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä.

Mikäli Luhangan kunta dokumentoi asiakastietoja henkilörekisteriin, säädetään rekistöröidyn oikeuksista EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (GDPR) sekä kansallisella tietosuojalailla. Rekisteröidylle kerrotaan hänen henkilötietojensa käsittelystä henkilötietoja kerättäessä. Samassa yhteydessä luovutetaan rekisterikohtainen tietosuojaseloste, jossa on yksityiskohtaisempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä tiettyä tarkoitusta varten.

Luhangan kunnan asiarekisteri ja tiedonhallinta

Asiarekisteri on rekisteri vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Suurin osa asiarekisterimme tiedoista sisältyy asianhallintajärjestelmään, johon rekisteröidään pääasiassa hallintoasioiden käsittelyä koskevat tiedot. Asianhallintajärjestelmän käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja käyttäjiä/käyttöoikeuksia hallinnoidaan keskitetysti kunnanhallituksen valvonnassa.

Tietoja säilytetään ja käytetään myös lukuisissa operatiivisissa järjestelmissä, kuten henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon järjestelmissä sekä mm. rakennusvalvonnan ja perusopetuksen järjestelmissä ja lisäksi paperisessa arkistossa. Em. järjestelmät edellyttävät sekä kunnan että järjestelmän tuottajan määrittämiä ja hallinnoimia käyttöoikeuksia. 

Luhangan kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Luhangan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Luhangan kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Yleishallinto

• Yleishallinnon tietovaranto: virallisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröiminen ja käsittely.
• Henkilöstöpalveluiden tietovaranto: henkilöstön ja luottamushenkilöiden palvelussuhteen aikainen asiankäsittely. 
• Talouspalveluiden tietovaranto: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely, mm. kirjanpito, osto- ja myyntilaskutus.

Elinvoima- ja työllisyyspalvelut

• Elinvoimapalveluiden tietovaranto: elinkeinotoimintaan liittyvä asiankäsittely.
• Työllisyyspalveluiden tietovaranto: työllisyyden hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.

Tekninen ja ympäristötoimi

• Teknisen palvelun tietovaranto: maa- ja asuntopolitiikkaan, asema- ja yleiskaavoitukseen,  rakentamiseen, kunnossapitoon, alueiden käytön hallintaan ja vuokraustoimintaan liittyvät asiankäsittelyt.
• Rakennusvalvonnan tietovaranto: rakennusvalvontaan, paikkatietopalveluihin ja  kiinteistönmuodostukseen liittyvät asiankäsittelyt.
• Ympäristövalvonnan tietovaranto: jätehuollon, ympäristönsuojelu- ja maa-aineslupien valvontaan ja lupien myöntämiseen liittyvät asiankäsittelyt.

Sivistys- ja hyvinvointi

• Varhaiskasvatuksen tietovaranto: esiopetukseen ja varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely.
• Perusopetuksen tietovaranto: perusopetukseen liittyvä asiankäsittely.
• Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovarannot: kirjastopalveluihin liittyvä asiankäsittely.
• Osallisuus- ja hyvinvointipalveluiden tietovaranto: osallisuuteen, hyvinvointiin, työllisyyteen ja maahanmuuttoon liittyvä asiankäsittely.
• Liikuntapalveluiden tietovaranto: liikuntapalveluihin liittyvä asiankäsittely.
• Nuorisopalveluiden tietovaranto: nuorisoasioihin liittyvä asiankäsittely.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen tietovarannot

Luhanka  kuuluu 1.1.2023 alkaen Keski-Suomen hyvinvointialueeseen. Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen hallussa olevien asiakirjojen ja asiakastietojen tieto- ja luovutuspyynnöt tulee osoittaa hyvinvointialueelle. Tästä voi lukea enemmän Keski-Suomen hyvinvointialueen verkkosivuilta: https://www.hyvaks.fi/asiakkaana/oikeudet-tietoon/oikeudet-rekisteroidyn-roolissa-gdpr

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Asiakirjapyynnöt koskevat vain olemassa olevia asiakirjoja. Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja.

Paperitulosteista voidaan periä maksu, erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnössä tulee yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan lähettää Luhangan verkkosivuston Asiointi, lomakkeet – välilehdeltä, laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todennettava henkilöllisyytensä. Tietopyyntö voidaan lähettää Luhangan verkkosivuston Asiointi, lomakkeet -välilehdeltä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyynnön hakutekijät, toimittaminen ja käsittelyajat

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asianumeroa, henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta.

Luhangan kunnan hallintosäännön 33 §:n mukaan valtuuston asiakirjojen tietopyynnöistä päättää kunnanjohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.

Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti ja se voidaan lähettää sähköisesti, postitse tai esittää sanallisesti.

Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti ja sen tulee sisältää tietojen pyytäjän allekirjoitus.

Tietopyyntö käsitellään mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, käsitellään tietopyyntö viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä  riippuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä tai paperisina, tietoihin on mahdollista tutustua sovitusti asiaa hoitavassa yksikössä.

Luhangan kunnan asiakirjoja koskevat tietopyyntöjen osoitteet

Tietopyyntöjen, henkilötietojen tarkastuspyyntöjen/korjauspyyntöjen tekemiseen tarkoitetut lomakkeet löytyvät Luhangan verkkosivuston Asiointi, lomakkeet -välilehdeltä. Lomakkeet löytyvät myös tämän sivun alareunasta.

Pyynnön voi halutessaan tulostaa ja toimittaa kirjaamoon myös postitse tai henkilökohtaisesti: Luhangan kunta, Hakulintie 2, 19950 LUHANKA (palveluaika ma-pe klo 9.00–15.00).

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Luhangan kunnan verkkosivuston Esityslistat ja pöytäkirjat -sivulta on ohjaus Dynasty tietopalveluun, jossa julkaistaan toimielimittäin Luhangan kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien kokousten esityslistat ja pöytäkirjat 1.1.2024 alkaen.

Viranhaltijapäätökset ovat nähtävillä muutoksenhakuajan Dynasty tietopalvelussa ja päätöksiin on ohjaus verkkosivuston Viranhaltijapäätökset-sivun linkin kautta.

Molemmissa tietopalveluissa on mahdollisuus käyttää tekstihakua sekä tilata RSS- syöte uusista tapahtumista omaan sähköpostiin.

Muut tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

---

Tietopyyntö

Julkisuuslain mukainen tietopyyntö jätetään Luhangan kuntaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella. Jos haluat lomakkeen täyttämisen jälkeen tulostaa sen ja palauttaa paperisena, muistathan päivätä ja allekirjoittaa lomakkeen.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Henkilötietojen tarkastuspyyntö jätetään Luhangan kuntaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella. Jos haluat lomakkeen täyttämisen jälkeen tulostaa sen ja palauttaa paperisena, muistathan päivätä ja allekirjoittaa lomakkeen.

Henkilötietojen korjauspyyntö

Henkilötietojen korjauspyyntö jätetään Luhangan kuntaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella. Jos haluat lomakkeen täyttämisen jälkeen tulostaa sen ja palauttaa paperisena, muistathan päivätä ja allekirjoittaa lomakkeen.

Mikäli pyyntösi koskee arkaluontoisia tietoja tai henkilötunnuksia:

• Tietoja ei tule korjata tällä lomakkeella.
• Kirjaa pyyntöön tieto korjauksen luonteesta ja lähetä lomake.
• Pyynnön saatuaan kunta ottaa yhteyttä korjauksen toteuttamisen sopimiseksi.
  

Tietoturvaperiaatteet

Luhangan kunnan tietoturvaperiaatteet sisältää toimintatavat, vastuut ja toimivallat, joita noudatetaan tietoturvan ja tietosuojan toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Periaatteilla tarkennetaan mm. hallintosäännön määräyksiä.

Tietoturvallisuuskäytännöt kattavat kaikki kunnan tietojenkäsittelytehtävät, ottaen huomioon toimialojen ja tulosalueiden tietoturvatarpeet.   

Tietoturvaperiaatteita sovelletaan kaikessa toiminnassa ja koko henkilöstöön sekä sidosryhmiin. Tietoturvatyö on osa yleistä turvallisuustoimintaa, riskien hallintaa ja sisäistä valvontaa.

Tietoturvaperiaatteet on julkinen asiakirja, joka on nähtävillä tässä:

Tiedonhallinnan ohje

Tiedonhallinta nähdään kunnassa kokonaisvaltaisena käsitteenä, joka kattaa hallinnon, tietohuollon, asianhallinnan, asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tietoturvan.

Tiedonhallinnassa on kyse siitä, että tiedonhallintayksikkö, eli kunta, toimii hallinnoimansa tiedon käsittelyssä eettisesti ja moraalisesti oikein. Tiedonhallinta ulottuu organisaation hallinnollisten rajojen yli ja koskee kunnan kaikkia viranomaisia ja työntekijöitä. Tiedonhallinnan tehtävänä on ohjata ja järjestää hallintoprosessit, hallinto ja asianhallintaprosessit siten, että oleellinen tieto on käytettävää, saatavilla, laillista ja autenttista sen koko elinkaaren ajan.

Tiedonhallinnan ohje koskee tiedonhallinnan osa-alueista pääosin asiakirjahallintoa, tietoaineistoja ja arkistotoimea. Tiedonhallinnan ohjetta soveltavat kaikki kunnan toimielimet ja viranhaltijat ja sitä käyttävät kaikki työntekijät, joiden työ- ja vastuualueisiin sisältyy kunnan tiedon käsittely ja hallinta.

Ohje on kokonaan julkinen ja ja nähtävillä tässä: